Wofür das Inventar da ist
Instrumente, Trachten, Notenständer, Zelte, Technik: Vereinseigentum ist über viele Hände verteilt, und spätestens beim Wechsel im Vorstand ist niemand mehr sicher, was der Verein besitzt und wer was zu Hause hat. Das Inventar beantwortet beide Fragen dauerhaft — was gehört uns und wo ist es gerade.
Das Inventar ist ein Zusatzmodul: Es erscheint nur, wenn Ihr Verein es gebucht hat. Zum Verwalten brauchen Sie die Inventar-Berechtigungen; im Vorgabe-Rollensatz bringt sie die Rolle Zeugwart mit (siehe Rollen und Berechtigungen).
Eigene Ausleihen im Mitgliederbereich
Die Kachel Inventar erscheint, wenn Sie im gewählten Vereins- und Personenumfang aktuell etwas aus einem Verein mit Inventar-Modul ausgeliehen haben oder dort Inventar ansehen dürfen. Die Fold-Ecke zählt Ihre aktiven Ausleihen. Die rote Zahl zählt die Gegenstände, deren Besitzbestätigung fällig ist. Bei reinem Verwaltungszugang erscheinen keine Zahlen.
Öffnen Sie die Kachel: Ausgeliehen zeigt Inventarnummer, Beschreibung, Verein und Ausleiher mit Ausleihbeginn direkt beim Namen, etwa „Anna Müller (seit 01.10.2026)“. Fällige Besitzbestätigungen bleiben farblich hervorgehoben. Die Spalte Inventur zeigt ein Häkchen innerhalb der Bestätigungsfrist und ein Fragezeichen bei fälliger oder noch nie erfolgter Inventur; beim Überfahren sehen Sie das letzte Inventarisierungsdatum oder den Hinweis auf eine fehlende Inventur. Die Personenzeile bietet Ich und ausdrücklich verwaltete Personen, etwa Ihre Kinder, sobald mehr als eine Personenoption zur Auswahl steht. Die Auswahl gilt auch auf Startseite und Terminübersicht. Mit der Vereinszeile grenzen Sie den Umfang ein. Ausleihen außerhalb dieser gemeinsamen Auswahl erscheinen nicht; eine Person aus einem anderen gewählten Umfang ergibt eine leere Liste.
Mit Inventar-Lese- oder Bearbeitungsrecht sehen Sie außerdem den Tab Vereinsinventar. Er enthält auch nicht verliehene Gegenstände der Vereine, deren Inventar Sie lesen dürfen. Seine Personenzeile bietet die aktuellen Ausleiher dieses Bestands. Ohne Auswahl sehen Sie den ganzen erlaubten Bestand; mit Auswahl nur die noch ausgeliehenen Gegenstände dieser Person. Beide Tabs merken Ihre Personenwahl getrennt. Eine Bestandswahl verändert Ihre persönliche Startseitenwahl nicht. Ohne Inventarrecht bleiben Sie dauerhaft in Ihren eigenen oder ausdrücklich verwalteten Ausleihen.
Fehlt die Kachel, prüfen Sie zuerst die ausgewählten Vereine und Personen. Der Verein muss das Inventar-Modul verwenden; ohne eigene oder verwaltete aktive Ausleihe und ohne Inventar-Leserecht gibt es keinen Einstieg in die Mitgliederliste. Ein Team oder eine gleichnamige Person in einem anderen Verein eröffnet keinen zusätzlichen Zugriff.
Besitz per Kamera bestätigen
Wählen Sie im Tab Ausgeliehen die Aktion Besitz per QR bestätigen, erlauben Sie der Kamera den Zugriff und scannen Sie das Etikett eines Gegenstands, den Sie noch besitzen. Nach erfolgreicher Bestätigung erscheint ein Erfolgs-Toast; das gespeicherte Bestätigungsdatum ist aktualisiert. Eltern können so die aktive Ausleihe eines ausdrücklich verwalteten Kindes unter ihrem eigenen angemeldeten Konto bestätigen.
Ein zurückgegebenes Stück, ein fremdes Etikett oder eine inzwischen entfernte Vereins- oder Verwalterzuordnung wird abgelehnt. Es erscheint kein Erfolg und kein Datum wird verändert. Auch ein nicht lesbarer Code oder ein Etikett mit abweichender Inventarnummer bestätigt nichts. Zeigt die Scan-Seite Keine Kamera auf diesem Gerät gefunden. oder verweigert der Browser die Kamerafreigabe, können Sie auf diesem Gerät nicht per QR bestätigen. Wechseln Sie gegebenenfalls die Kamera in der Auswahl der Scan-Seite oder wenden Sie sich an die Inventarverantwortlichen; eine manuelle Codeeingabe bietet diese Mitgliederansicht nicht. Die Bestätigung braucht keine spätere Freigabe und beendet keine Ausleihe. Zur Rückgabe wenden Sie sich an die Inventarverantwortlichen. Mit der Schaltfläche Verwaltung gelangen Berechtigte zum gewohnten Backoffice; bei mehreren erlaubten Vereinen wählen Sie den passenden Verein aus.
Gegenstände im Verein verwalten
Die folgenden Abläufe erfordern Inventarrechte im betreffenden Verein. Eine aktive eigene Ausleihe allein erlaubt weder das Anlegen noch die Rückgabe von Gegenständen.
Gegenstände erfassen
Ein Gegenstand ist das einzelne Stück Vereinseigentum. Die wichtigsten Angaben:
- Inventarnummer — im Verein eindeutig; sie steht auf dem Etikett und ist der Ordnungsbegriff für alles Weitere.
- Typ und Untertyp — Ihre eigene Systematik (z. B. „Instrument" / „Klarinette"). Beide Felder schlagen bereits verwendete Werte vor, damit die Kategorien nicht auseinanderlaufen.
- Beschreibung, Marke, Seriennummer — was das Stück konkret ist und wie es sich identifizieren lässt.
- Lieferant und Anschaffungsdatum — woher es kam und seit wann es dem Verein gehört. Historische Anschaffungsdaten sind ab 01.01.1900 möglich.
- Anschaffungspreis und Wiederbeschaffungswert — der eine für die Buchhaltung, der andere für die Versicherung.
- Eigentumsart — ob der Gegenstand dem Verein gehört, geliehen oder geleast ist.
- Standort — wo es normalerweise liegt.
- Inventarisiert am — wann das Stück zuletzt tatsächlich gesehen wurde (siehe Inventur).
- Notiz — Zustand, Reparaturen, Besonderheiten.
Die Inventarnummer ist beim Anlegen bereits mit der nächsten freien Nummer vorbelegt; überschreiben Sie sie nur, wenn Ihr Verein eine eigene Systematik verwendet.
Zu jedem Gegenstand können Sie Zubehör führen (Mundstück, Koffer, Kabel) und Dokumente hinterlegen — Rechnung, Garantie, Foto.
Ausleihen und Zurücknehmen
Vereinseigentum liegt selten im Schrank: Es ist bei den Mitgliedern. Membergy bildet das über Ausleihen und Rückgabe ab, jeweils als geführten Ablauf:
In der Verwaltung liegen beide Abläufe im Zeilenmenü des Gegenstands, nicht in den Massenaktionen:
Mit Inventar bearbeiten im jeweiligen Verein können Sie diese Dialoge über die direkt sichtbaren Schaltflächen in der Aktionsspalte des Tabs Vereinsinventar öffnen, auch auf Mobilgeräten: Ausleihen bei verfügbaren und Rückgabe bei verliehenen Gegenständen. Im Tab Ausgeliehen erscheint nur Rückgabe, ebenfalls nur mit diesem Verwaltungsrecht im Verein des Gegenstands. Eigene Ausleihen allein erlauben keine Rückgabe. Bei auf Untergruppen beschränktem Personenzugriff können Sie Rückgaben nur für Personen in Ihrem erlaubten Bereich öffnen. Mit In der Verwaltung öffnen im Drei-Punkte-Menü wechseln Sie zum Verwaltungsformular des Gegenstands in seinem Verein; auch dafür benötigen Sie dort Inventar bearbeiten. Nach dem Speichern dort kehren Sie nicht automatisch in diese persönliche Inventarliste zurück. Nach dem Ausführen eines Ausleih- oder Rückgabedialogs aktualisiert sich die Liste; eine zurückgegebene Ausleihe verschwindet aus Ausgeliehen. Im Vereinsbestand bleibt der Gegenstand verfügbar und kann erneut verliehen werden.
- Beim Ausleihen halten Sie fest, wer den Gegenstand bekommt und ab wann. Optional lässt sich eine Gebühr hinterlegen, die dann automatisch ab dem Ausleihdatum erhoben wird. Der Gegenstand gilt danach als ausgeliehen und lässt sich nicht ein zweites Mal vergeben. Ohne Gebühr darf ein historischer Ausleihbeginn ab 01.01.1900 eingetragen werden; mit einer neuen Gebühr muss er am 01.01.2020 oder später liegen.
- Bei der Rückgabe wird die Ausleihe beendet. Wer wann was hatte, bleibt als Verlauf erhalten — das ist die eigentliche Stärke gegenüber einer Liste im Schrank. Auch ein nachgetragenes Rückgabedatum liegt frühestens am 01.01.1900.
Bei alten Artikelimporten kann der 01.01.1900 als Ausleihbeginn erscheinen, wenn das ursprüngliche System kein Datum kannte. Dieser Platzhalter bleibt bewusst erhalten; er löst allein keine Gebührenberechnung aus.
So sehen Sie zu jedem Zeitpunkt, welches Instrument bei welchem Mitglied ist, und beim Mitglied selbst, was es vom Verein hat.
Inventur
Der Verein legt unter Vereinsmenü → Funktionen fest, ob Bestätigungen nach 1, 2 oder 5 Jahren fällig werden. Ohne eigene Einstellung gilt ein Jahr. Die Frist läuft ab der letzten Bestätigung; ein fehlendes Bestätigungsdatum gilt als fällig. Dafür gibt es die Inventur: Sie gehen die Bestände durch und bestätigen jeden Gegenstand, den Sie tatsächlich in der Hand hatten. Das Datum landet in „Inventarisiert am", sodass anschließend sichtbar ist, was seit Langem niemand mehr gesehen hat.
Zwei Hilfsmittel machen den Durchgang schneller:
- Etiketten erstellen — druckfertige Etiketten mit der Inventarnummer, damit jedes Stück eindeutig beschriftet ist.
- Artikel scannen — das Etikett scannen und direkt beim richtigen Gegenstand landen, statt in der Liste zu suchen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Das Modul fehlt in der Verwaltung. Dann ist das Inventar für Ihren Verein nicht gebucht oder Ihnen fehlen die Inventar-Berechtigungen.
- Zubehör oder eigener Gegenstand? Alles, was eigenständig verliehen oder inventarisiert werden soll, ist ein eigener Gegenstand. Was zu einem Stück gehört und nur mit ihm gemeinsam bewegt wird, ist Zubehör.
- Verkauftes oder ausgemustertes Stück. Nicht einfach löschen — die Historie samt Ausleihen ginge verloren. Halten Sie den Abgang in der Notiz fest, damit die Anschaffungswerte für die Buchhaltung nachvollziehbar bleiben.