Wofür Untergruppen da sind
Manche Vereine sind zu groß für eine einzige Mitgliederliste: Ortsverbände, Bezirke, Abteilungen oder eine eigenständige Jugendabteilung führen ihre Leute selbst. Eine Untergruppe bildet genau das ab — ein Teilbereich innerhalb Ihres Vereins mit eigener Anschrift, eigenen Ansprechpartnern und einer eigenen Mitgliederliste. Der Verein bleibt dabei einer: Beiträge, Termine und Auswertungen laufen weiter über den ganzen Verein.
Wie die Gliederung bei Ihnen heißt, bestimmen Sie selbst. Membergy übernimmt Ihre Bezeichnung („Ortsverband", „Abteilung", „Untergruppe") überall in der Oberfläche.
Voraussetzungen
Untergruppen sind ein abschaltbares Modul: Erst wenn Ihr Verein sie in den Vereins-Einstellungen einschaltet, taucht der Bereich überhaupt auf. Zum Verwalten brauchen Sie die Berechtigungen rund um Untergruppen (ansehen, erstellen, bearbeiten, löschen) — Administratoren haben sie automatisch.
Beim Einschalten legt Membergy zusätzlich eine passende Rolle für die Untergruppen-Leitung an, falls es noch keine gibt. Sie ist sofort verwendbar und wird nicht überschrieben, wenn Sie bereits eine eigene Rolle mit diesen Rechten gebaut haben.
Eine Untergruppe anlegen
- Name — im Verein eindeutig.
- Anschrift — Straße, PLZ und Ort der Untergruppe.
- System-E-Mail — die Adresse, unter der die Untergruppe offiziell erreichbar ist.
- E-Mail für Mitgliederinfo — optional, wenn Rundschreiben an eine andere Adresse gehen sollen als die offizielle Post.
- Telefon und Fax — optional.
Nach dem Speichern steht die Untergruppe in der Übersicht:
Ansprechpartner festlegen
Ansprechpartner sind die Mitglieder, die die Untergruppe führen. Sie haben zwei Funktionen: Sie sind die Kontaktadresse nach außen — und sie sind der Anker für die eingeschränkte Mitgliederverwaltung (siehe unten).
Eine Untergruppe darf mehrere Ansprechpartner haben, und eine Person kann für mehrere Untergruppen zuständig sein.
Mitglieder zuordnen
Die Zugehörigkeit zu einer Untergruppe ist kein Häkchen, sondern ein Zeitraum:
- Startdatum (Pflicht) — ab wann die Person zur Untergruppe gehört. Historische Zuordnungen sind ab 01.01.1900 möglich.
- Enddatum — leer, solange die Zugehörigkeit läuft; beim Wechsel oder Austritt eingetragen.
Dadurch bleibt die Geschichte erhalten: Wer die Abteilung wechselt, hat einen abgeschlossenen und einen laufenden Zeitraum, und ein Wiedereintritt kommt als weiterer Zeitraum dazu — nichts wird überschrieben.
Ob eine Person gleichzeitig mehreren Untergruppen angehören darf, entscheidet eine Einstellung Ihres Vereins. Im Standardfall ist das nicht erlaubt: Ein Wechsel wird dann so eingetragen, dass der alte Zeitraum endet und der neue am Folgetag beginnt. Erlauben Sie parallele Mitgliedschaften, kann jemand in zwei Untergruppen zugleich geführt werden — derselbe Zeitraum in derselben Untergruppe bleibt aber auch dann ausgeschlossen.
Im allgemeinen Historieneditor darf Zeiträume nur ändern, wer die Personen des ganzen Vereins bearbeiten darf. Eine Untergruppen-Leitung kann also nicht ihre eigene Zuständigkeit ausweiten.
Die Untergruppe verwaltet ihre Leute selbst
Der eigentliche Gewinn liegt in der delegierten Pflege: Ein Mitglied, das als Ansprechpartner hinterlegt ist und die Rolle für die Untergruppen-Leitung trägt, sieht in der Personenverwaltung nur die Personen der eigenen Untergruppe — plus die eigene. Adressänderungen, Telefonnummern und Nachrichten laufen damit dort, wo man die Leute kennt, ohne dass jemand Zugriff auf den gesamten Mitgliederbestand bekommt.
Drei Punkte, die dabei oft für Rückfragen sorgen:
- Wer volle Personenrechte hat, ist nicht eingeschränkt. Die Begrenzung greift nur bei Personen, die ausschließlich die Untergruppen-Rechte besitzen.
- Maßgeblich ist die heutige Zugehörigkeit. Eine beendete Mitgliedschaft verschwindet aus der Sicht der Leitung, eine erst künftig beginnende taucht noch nicht auf.
- Bestehende Zuordnungen bleiben vollständig. In Terminen, Teams und Dienstplänen sieht die Leitung weiterhin alle bereits eingetragenen Personen. Die Personenverwaltung und die Pflege von Teammitgliedschaften bleiben auf die eigene Untergruppe begrenzt.
Bei Terminen, Aufgaben, Dienstplänen und weiteren Vereinsfunktionen kann der Verein die Namensauswahl getrennt einstellen. Unter Funktionen steht dafür Personenauswahl in Vereinsfunktionen auf betreute Unterorganisationen begrenzen. Ohne diese Begrenzung kann eine Untergruppen-Leitung mit dem jeweiligen Funktionsrecht Namen aus dem ganzen Verein auswählen. Dadurch erhält sie keinen Zugriff auf die privaten Daten dieser Personen.
Ist die Begrenzung eingeschaltet, kann sie neue Personen nur aus aktuell betreuten Untergruppen wählen. Neue vereinsweite Teams sind dann in diesen Auswahlen nicht auswählbar. Gespeicherte Teams bleiben vollständig erhalten und können auch später hinzukommende Personen außerhalb dieser Untergruppen einbeziehen; der Editor weist auf diesen Bestandseffekt hin. Bereits zugewiesene Aufgaben-Verantwortliche bleiben ebenfalls erhalten. Vollständige Personenrechte werden durch die Einstellung nicht eingeschränkt. Bei Umfragen wird der Teilnehmerkreis erst beim Veröffentlichen festgeschrieben; gespeicherte Teams werden bis dahin vollständig aufgelöst. Die Begrenzung gilt auch für neue Sitzungsziele und administrative Ressourcenbuchungen. Bei Sitzungen bleibt die datierte Auflösung bestehender Teamkreise vollständig. Buchungen besitzen keine Team-Auswahl; Freitextnamen und bereits gespeicherte Buchungsziele bleiben erhalten.
Eine Person an eine andere Untergruppe abgeben
Mit „An Subtenant übergeben“ im …-Menü einer Zeile der Personenliste oder im …-Menü des Personendetails können Sie eine aktuell betreute Person stichtagsgenau übergeben. Bei einer eigenen Bezeichnung erscheint deren Singular, zum Beispiel „An Abteilung übergeben“. Dafür brauchen Sie das Recht, Personen Ihrer Untergruppe zu bearbeiten, und müssen bei der Ausführung noch Ansprechpartner der gewählten Quelle sein. Wer alle Personen des Vereins bearbeiten darf, kann die Aktion ebenfalls verwenden. Reine Leserechte oder das Recht, nur das eigene Profil bzw. ein betreutes Kind zu ändern, reichen nicht. Das Untergruppen-Modul muss aktiv sein.
Öffnen Sie die Aktion und wählen Sie die Ziel-Untergruppe desselben Vereins. Gibt es mehrere berechtigte aktuelle Mitgliedschaften, wählen Sie zusätzlich die Quellmitgliedschaft — nur dieser eine Zeitraum wird beendet. Bei einer einzigen Quelle ist keine Quellauswahl nötig. Die Auswahl zeigt Untergruppen-Namen, ohne Zugriff auf deren Verwaltung oder Personen zu geben.
Das Wirksamkeitsdatum darf in der Vergangenheit, heute oder in der Zukunft liegen. Die früheste Grenze ist der erste Tag des laufenden Monats minus drei Kalendermonate: Im Oktober ist das der
- Juli, im Januar der 1. Oktober des Vorjahres. Der Dialog zeigt diese Grenze an. Die Quellmitgliedschaft muss vor Ihrem Datum begonnen haben und noch bis zu dessen Vortag reichen. Besteht für die Person bereits irgendeine zukünftig beginnende Untergruppen-Mitgliedschaft, können Sie keine weitere Abgabe planen. Das gilt auch bei erlaubten parallelen Mitgliedschaften.
Nach dem Ausführen endet die gewählte Quelle am Vortag und eine offene Zielmitgliedschaft beginnt an Ihrem Datum. Alle anderen Zeiträume bleiben erhalten. Konflikte verhindern die gesamte Abgabe; es wird nichts teilweise gespeichert. Nach Erfolg sehen Sie eine Bestätigung und kehren zur Personenliste zurück. Bei einem zukünftigen Datum bleibt die Person bis zum Vortag in der bisherigen Zuständigkeit. Bei einem heutigen oder vergangenen Datum kann sie sofort aus Ihrer Liste verschwinden; andere gültige Rechte oder Mitgliedschaften können den Zugriff erhalten.
Die Abgabe holt keine fremden Personen in Ihre Untergruppe. Sie lässt sich über diesen Dialog auch nicht stornieren, ersetzen oder weiterplanen. Ältere Korrekturen und spätere Änderungen an der Historie nimmt die vereinsweite Personenverwaltung im allgemeinen Historieneditor vor.
Nachrichten an eine Untergruppe
Über die Untergruppe erreichen Sie deren aktuelle Mitglieder direkt per Nachricht. Angeschrieben wird, wer heute dazugehört — ehemalige Mitglieder bleiben außen vor.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Eine Untergruppe lässt sich nicht löschen. Das ist Absicht: Solange irgendeine Mitgliedschaft auf sie zeigt — auch eine längst beendete — bleibt sie bestehen, damit die Historie nicht verschwindet. Erst wenn keine Zuordnung mehr existiert, ist das Löschen möglich.
- Untergruppe oder Team? Eine Untergruppe ist eine organisatorische Gliederung des Vereins mit eigener Verwaltung. Ein Team ist eine fachliche Gruppe innerhalb des Vereins (Orchester, Register, Ausschuss) ohne eigene Mitgliederverwaltung.
- Untergruppen und Rollen. Rechte hängen weiterhin an Rollen; die Untergruppe entscheidet nur, auf welche Personen sie wirken.
- Import. Untergruppen lassen sich samt Ansprechpartnern importieren — die Zuordnung erfolgt über den Namen der Person.