Aufgaben im Verwaltungsbereich
Unter Aufgaben plant der Verein verbindliche Arbeit. Jede Aufgabe hat einen Titel, einen Status und genau eine Heimat: als allgemeine Vereinsaufgabe ohne Arbeitsbereich, in einem Teamboard oder in einem angelegten Aufgabenboard. Beschreibung, Priorität und Frist sind optional. Als Verantwortliche wählen Sie eine oder mehrere Personen. Teams selbst sind keine Verantwortlichen.
Der Verein kann die neue Namensauswahl für Verwalter mit ausschließlich unterorganisationsbezogenen Personenrechten unter Funktionen begrenzen. Ist Personenauswahl in Vereinsfunktionen auf betreute Unterorganisationen begrenzen eingeschaltet, stehen diesen Verwaltern nur Personen mit aktueller Zugehörigkeit zu ihren betreuten Unterorganisationen zur Auswahl. Ohne die Begrenzung ist die Namensauswahl mit Aufgaben-Bearbeitungsrecht vereinsweit möglich. Bereits gespeicherte Verantwortliche bleiben erhalten. Diese Namensauswahl erweitert keine Personenverwaltung und gibt keine privaten Personendaten frei.
Ein gewählter Arbeitsbereich ordnet die Aufgabe organisatorisch ein und weist nicht automatisch Personen zu. Die Auswahl Kein Arbeitsbereich steht für eine allgemeine Vereinsaufgabe. Die tatsächliche Zuständigkeit steht ausschließlich im Feld Verantwortliche.
Nach einer gespeicherten Änderung erhalten neu zuständige Personen eine allgemeine Zuweisungsmitteilung und bisher zuständige Personen eine allgemeine Entzugsmitteilung in der App. Bei einem Wechsel werden beide Seiten informiert; unveränderte Verantwortlichkeiten lösen keine erneute Mitteilung aus. Empfänger benötigen ein weiterhin mit ihrer Person verbundenes Konto im Verein; neue Verantwortliche brauchen außerdem Zugriff auf die Aufgabe.
Push-Mitteilungen folgen den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen. Beide Mitteilungen enthalten weder Aufgabendetails noch einen Aufgabenlink. Die aktuellen eigenen Aufgaben finden Sie unter Meine Aufgaben.
Verantwortliche im Board filtern
Im Boardkopf grenzen Sie Liste oder Karten über die Personenavatare auf Verantwortliche ein. Mehrere ausgewählte Personen zeigen gemeinsam alle ihnen zugewiesenen, für Sie lesbaren Aufgaben. Ohne Auswahl bleiben auch Angebote ohne verantwortliche Person sichtbar. Die Auswahl verändert keine Zuständigkeit und bleibt beim Wechsel der Darstellung erhalten.
+N öffnet die weitere Personenauswahl mit Suche. Bei größeren Mengen können Sie zwischen Seiten wechseln. Die angezeigten Personen stammen aus den Aufgaben dieses Boards. Personen mit offenen oder laufenden Aufgaben stehen zuerst; ausschließlich für erledigte Aufgaben Zuständige bleiben am Ende auswählbar. Bei einer Aktualisierung wird eine vollständig entfallene Auswahl still zurückgesetzt. Ein fehlender Boardzugang wird dadurch nicht wiederhergestellt.
Eine Aufgabe anlegen
Wählen Sie Aufgabe hinzufügen und erfassen Sie:
- Titel und optional eine ausführliche Beschreibung. Darin können Sie Text fett, kursiv oder durchgestrichen hervorheben sowie Listen und Zitate verwenden. Bilder und eingebettete Inhalte sind nicht vorgesehen,
- optional Priorität und eine feste Frist,
- die Sichtbarkeit,
- optional einen zulässigen Arbeitsbereich und
- eine oder mehrere verantwortliche Personen.
Die Sichtbarkeit Arbeitsbereich ist voreingestellt. Zur Auswahl stehen ausschließlich Arbeitsbereich und Verein. Bleibt die Arbeitsbereichsauswahl beim Anlegen leer, entsteht eine allgemeine Vereinsaufgabe ohne Team- oder Aufgabenboard; dafür bindet Membergy die Sichtbarkeit an Verein. Bei einer bestehenden Aufgabe wird die aktuelle Heimat nur angezeigt. Verwenden Sie zum Wechseln die separate Aktion Verschieben. Dort steht Kein Arbeitsbereich immer zuerst. Solange die Aufgabe nur im Arbeitsbereich sichtbar ist, bleibt dieses Ziel mit einem erklärenden Hinweis deaktiviert; speichern Sie bei Bedarf zuerst die Sichtbarkeit Verein. Ein Verschieben ändert weder Sichtbarkeit noch Verantwortlichkeiten.
Tragen Sie die optionale Frist als festes Datum ein.
Sichtbarkeit
- Arbeitsbereich: Bei einem Teamboard dürfen zusätzlich dessen heute aktive Mitglieder lesen. Bei einem angelegten Board erweitert diese Einstellung die bestehende Kartenfreigabe nicht.
- Verein: Zusätzlich dürfen Vereinsmitglieder mit Aufgaben-Lesezugang lesen.
Die Sichtbarkeit bestimmt nur, wer lesen darf. Sie macht niemanden verantwortlich. Eine freiwillige Übernahme entsteht erst durch die separate Aktion Zur Übernahme veröffentlichen. Der mögliche Übernahmekreis wird dabei immer aus Sichtbarkeit und Arbeitsbereich abgeleitet.
Vertraulichkeit gezielt ändern
Die gespeicherte Sichtbarkeit bleibt auch bei vertraulichen Aufgaben erhalten, reicht dann aber nicht allein zum Lesen. Vertrauliche Aufgaben sehen nur Administratoren, Personen mit dem Recht Vertrauliche Aufgaben ansehen sowie der Ersteller und direkt Verantwortliche, sofern diese bereits ein passendes Aufgaben-Leserecht besitzen. Das Sonderrecht allein öffnet keine Aufgabe, die außerhalb ihrer normalen Sichtbarkeit liegt.
Verwenden Sie an einer bestehenden Aufgabe die Zeilenaktion Vertraulichkeit ändern. Dafür brauchen Sie neben dem Bearbeitungsrecht das Recht Task-Governance verwalten. Im Dialog zeigt Membergy vor der Bestätigung die tatsächlich resultierende Lesergruppe. Beim Zurückschalten nennt es ausdrücklich die gespeicherte Sichtbarkeit Arbeitsbereich oder Verein und die daraus entstehenden Leser.
Beim Vertraulichschalten beendet Membergy eine laufende Veröffentlichung vollständig. Bestehende Verantwortliche, Status und die gespeicherte Sichtbarkeit bleiben erhalten. Vertrauliche Aufgaben können weder neu veröffentlicht noch freiwillig übernommen werden. Beim späteren Zurückschalten gilt die gespeicherte Sichtbarkeit sofort wieder; eine frühere Veröffentlichung wird nicht automatisch wiederhergestellt.
Die Aktion wird abgewiesen, wenn Sie sich mit der Änderung selbst den letzten eigenen Zugriff nehmen würden. Sorgen Sie dann zuerst für eine weitere eigene Zugriffsgrundlage oder lassen Sie die Übergabe durch einen anderen weiterhin berechtigten Administrator ausführen.
Zur Übernahme veröffentlichen
Über die Zeilenaktion Zur Übernahme veröffentlichen aktivieren Sie ein binäres Angebot:
- Bei Sichtbarkeit Arbeitsbereich ist das Angebot in einem Teamboard für dessen aktive Mitglieder möglich. Ein angelegtes Board besitzt noch keinen eigenen Mitgliederkreis und kann mit dieser Sichtbarkeit deshalb nicht veröffentlicht werden.
- Bei Sichtbarkeit Verein richtet sich das Angebot unabhängig vom Arbeitsbereich an berechtigte Vereinsmitglieder.
Eine veröffentlichte Aufgabe ist genau dann zur Übernahme verfügbar, wenn sie noch keine verantwortliche Person besitzt und alle weiteren Sichtbarkeits-, Arbeitsbereichs- und Statusbedingungen erfüllt. Sobald eine Person sie übernimmt oder die Verwaltung mindestens eine Person zuweist, bleibt die Veröffentlichung gespeichert, das Angebot ist aber nicht mehr verfügbar. Entfernt die Verwaltung später alle Verantwortlichkeiten, kann dasselbe gespeicherte Angebot ohne erneute Veröffentlichung wieder verfügbar werden.
Veröffentlichung zurückziehen entfernt das Angebot, lässt bestehende Verantwortlichkeiten aber unverändert. Ein Sichtbarkeits- oder Arbeitsbereichswechsel ist nur zulässig, wenn für eine bestehende Veröffentlichung weiterhin ein sicherer Kreis ableitbar ist.
Veröffentlichung, administrative Zuweisung und Selbstübernahme greifen auf dieselbe gesperrte Verantwortungsprüfung zu. Bei zwei gleichzeitigen Übernahmen gewinnt genau die erste.
Ein Board als Vorlage für den nächsten Anlass verwenden
Für das nächste Vereinsfest oder den nächsten Jahreslauf können Sie ein angelegtes Aufgabenboard als Vorlage verwenden. Öffnen Sie das Quellboard in der Verwaltung und wählen Sie rechts oben Board duplizieren. Die Aktion steht auf den Reitern Board und Einstellungen bereit. Sie erreichen sie auch als Zeilenaktion in der Verwaltungsübersicht der Aufgabenboards. Das bestehende Board bleibt mit seinen Aufgaben, Verantwortlichen und seiner Historie erhalten.
Das Aufgabenmodul muss im Verein aktiv sein. Sie brauchen die Rechte Aufgabenboards ansehen, Aufgabenboards erstellen, Aufgaben erstellen und Aufgaben bearbeiten sowie Lesezugriff auf das gesamte Quellboard mit allen aktiven Aufgaben. Ist eine Quellaufgabe für Sie nicht lesbar, führt Membergy keine Teilkopie aus und zeigt auch keine Vorschau ihrer verborgenen Inhalte oder Anzahl. Kopieren ist innerhalb desselben Vereins möglich; Mitgliederrechte allein öffnen diesen Verwaltungsweg nicht.
- Tragen Sie im Dialog unter Name den Namen des neuen Boards ein, zum Beispiel „Vereinsfest 2027“. Das ist das einzige Eingabefeld; Verantwortliche werden hier nicht gewählt.
- Prüfen Sie die schreibgeschützte Vorschau. Sie nennt die Zahl der Aufgaben, die als offene Angebote zur Übernahme kopiert werden. Erledigte Aufgaben zählen mit, auch wenn niemand mehr dafür verantwortlich ist.
- Falls vorhanden, nennt die Vorschau getrennt die ausgelassenen vertraulichen Aufgaben und die übrigen Aufgaben mit Sichtbarkeit Arbeitsbereich. Ein Ausschlussgrund mit Anzahl null wird nicht angezeigt. Vertrauliche Aufgaben zählen nur unter „vertraulich“, auch wenn ihre Sichtbarkeit Arbeitsbereich ist.
- Bestätigen Sie die Aktion. Wenn Sie die Kopie rechts oben im Boardkopf gestartet haben, öffnet Membergy das neue Board direkt und bestätigt die Kopie kurz. Wenn Sie die Kopie aus der Tabellenzeile gestartet haben, bleiben Sie in der Übersicht. Dort nennt der Erfolgshinweis die tatsächlich kopierten Angebote und gegebenenfalls beide Ausschlussgründe. In beiden Fällen zeigt die Vorschau vor dem Bestätigen die erwarteten Anzahlen.
Kopiert werden ausschließlich nicht gelöschte, nicht vertrauliche Aufgaben mit Sichtbarkeit Verein. Deren Titel, Beschreibung und Priorität bleiben erhalten. Das neue Board erhält die Beschreibung und die Spalten des Quellboards. Alle kopierten Aufgaben starten Offen, sind Zur Übernahme veröffentlicht und haben keine Verantwortlichen. Sie erscheinen als neue Karten in Zur Übernahme. Alte Fristen, Abschlussangaben und bisheriger Fortschritt werden nicht übernommen. Es gibt keine Auswahl „Verantwortungen kopieren“ und beim Kopieren keine Zuweisungsmitteilung an die bisherigen Verantwortlichen oder andere Personen.
Die Sichtbarkeit der ausgewählten Aufgaben bleibt Verein. Vertrauliche und ausschließlich im Arbeitsbereich sichtbare Aufgaben werden ausgelassen, ihre Sichtbarkeit wird dabei nicht geändert. Die Kopie erhält keine zusätzliche Personen- oder Teamfreigabe; die bisherigen Board- und Aufgabenrechte gelten weiter.
Die Vorschau wird auch nach einer Namensänderung aus dem aktuellen Bestand neu berechnet. Sie reserviert keine Aufgaben und speichert nichts. Ändert sich die Quelle oder ein Recht, prüft Membergy beim Bestätigen erneut; die tatsächlichen Zahlen können deshalb von der Vorschau abweichen. Bei einem Fehler bleiben weder ein teilweise kopiertes Board noch einzelne Zielaufgaben zurück.
Damit Aufgaben ohne Verantwortliche sicher angeboten werden können, muss mindestens eine aktive Person im Verein ein gültig verbundenes aktives Konto, die aktuelle Vereinszugehörigkeit und das Recht Eigene Aufgaben ansehen besitzen. Fehlt eine solche Person, zeigt der Dialog eine Warnung und Membergy erstellt keine Kopie mit Aufgaben. Sorgen Sie zuerst für eine passende Person mit Konto und Recht. Gibt es dagegen gar keine passenden Aufgaben, etwa weil alle vertraulich oder nur im Arbeitsbereich sichtbar sind, dürfen das leere Board und seine Spalten trotzdem kopiert werden; die üblichen Rechte bleiben erforderlich.
Anschließend können berechtigte Mitglieder die neuen Angebote persönlich übernehmen; die Verwaltung kann gültige aktive Personen ausdrücklich zuweisen. Erst dann entsteht Verantwortung und die normale allgemeine Zuständigkeitsmitteilung. Fristen und weitere Anpassungen planen Sie im neuen Board unabhängig von der Quelle.
Status ändern und erledigen
Über Status ändern wählen Sie Offen, In Arbeit oder Erledigt. Abschließen setzt den Status „Erledigt" und merkt sich Zeitpunkt und handelnden Nutzer.
Auf virtuellen Boards bestimmt ebenfalls die Zielspalte die Änderung. Zur Übernahme setzt die Aufgabe auf Offen, entfernt alle Verantwortungen und veröffentlicht sie für den aus Sichtbarkeit und Arbeitsbereich abgeleiteten Kreis; das dürfen reguläre Mitglieder nur für ihre alleinige Selbstübernahme, Aufgabenverwalter auch bei anderen Verantwortungen. Ein anderes Ziel setzt den entsprechenden Status und lässt vorhandene Verantwortungen unverändert. Nur wenn die Karte aus Zur Übernahme kommt, wird die handelnde Person zuvor persönlich verantwortlich. Alle verfügbaren Ablaufaktionen stehen oben in der rechten Spalte der Schnellansicht; unten bleiben Schließen und Speichern. Nach einer erfolgreichen Ablauf- oder Verschiebeaktion bleibt die Schnellansicht offen und lädt den aktuellen Serverstand neu. Dadurch passen sich Aktionen, Arbeitsbereichstext sowie Liste und Board sofort an. Ungespeicherte Formularänderungen müssen Sie zuvor ausdrücklich verwerfen oder die Aktion abbrechen.
Bei einem unzugewiesenen Übernahmeangebot mit Team-Arbeitsbereich und der Sichtbarkeit Arbeitsbereich zeigt die bearbeitbare Schnellansicht oben rechts einen Hinweis, wenn allein die fehlende Teammitgliedschaft die Übernahme verhindert und keine Ablaufaktion verfügbar ist. Bearbeiten und Zuweisen bleiben mit den entsprechenden Rechten möglich.
Beim normalen Löschen in der administrativen Übersicht werden Aufgaben weiterhin zunächst in den Papierkorb verschoben. Berechtigte können sie wiederherstellen oder ausdrücklich endgültig löschen. Davon getrennt zeigt die Schnellansicht bei vollständigem Verwaltungszugriff unten den roten Button Löschen. Er öffnet einen Bestätigungsdialog; dort übernehmen Sie den angezeigten Aufgabentitel und bestätigen die unwiderrufliche Löschung. Verantwortungen und Aufgabe werden gemeinsam entfernt; Aktions- und Schnellansichtsdialog schließen, und die Karte verschwindet ohne vollständigen Seitenreload aus Liste oder Board. Ist ein privates Board danach nicht mehr zugänglich, führt Membergy sicher zur Boardübersicht. Bei einem Fehler bleibt alles bestehen. Erledigte Aufgaben brauchen keinen zusätzlichen Archivstatus und bleiben ohne eine solche Löschung als nachvollziehbare Historie erhalten.
Rechte
Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Wiederherstellen und endgültiges Löschen im normalen Verwaltungsablauf sind getrennte Rechte. Der direkte Weg aus der Schnellansicht verwendet stattdessen gemeinsam die Rechte zum Ansehen der Boards sowie zum Anlegen und Bearbeiten von Aufgaben. Veröffentlichen und Zurückziehen gehören zum Bearbeiten einer Aufgabe. Für vertrauliche Aufgaben sind Vertrauliche Aufgaben ansehen und Task-Governance verwalten bewusst getrennt: Das erste Recht erweitert nur das Lesen, das zweite nur den Flagwechsel. Beide werden wie alle Aufgabenrechte ausdrücklich über die normale Rollenverwaltung vergeben. Beim Zuweisen über eigene Rollen kann ein Benutzer nur Rechte weitergeben, die er selbst besitzt. Fehlt eine Schaltfläche, prüfen Sie die Rolle des Nutzers.
Beispiele im Demo-Verein
Im betreuten Demo-Verein können Boards und Aufgaben mit Demo im Namen als synthetische Beispiele bereitstehen. Wählen Sie zum Vergleich Alle und entfernen Sie Suche und Personenfilter, damit auch ältere erledigte Beispiele sichtbar werden. Die zusätzliche Lane Zur Übernahme gehört neben den konfigurierten Spalten zur Boardansicht. Der regelmäßige Demo-Neuaufbau erstellt die Beispiele neu und entfernt eigene Änderungen daran. Für dauerhaft benötigte Vereinsarbeit verwenden Sie Ihren regulären Verein.