Für den Beitragseinzug — insbesondere per SEPA-Lastschrift — braucht Ihr Verein einige Voreinstellungen. Sind sie gesetzt, erscheinen die SEPA-Optionen automatisch im Buchungslauf.
SEPA-Voraussetzungen des Vereins
Zwei Dinge machen Ihren Verein lastschriftfähig:
- Die Gläubiger-Identifikationsnummer (beantragt bei der Deutschen Bundesbank) und die SEPA-Vorlaufzeit tragen Sie in den Einstellungen Ihres Vereins ein — klicken Sie dazu im Basismodul auf den Namen Ihres Vereins:
- Ein Bankkonto des Vereins (IBAN, BIC, Kontoinhaber) legen Sie unter Bankkonten an — erreichbar über die Detailseite Ihres Vereins. Das als Standard markierte Konto ist das Empfängerkonto in jeder SEPA-Datei.
Solange eines von beiden fehlt, blendet Membergy alle SEPA-Funktionen aus — Buchungen erstellen können Sie trotzdem.
Zur Vorlaufzeit: Sie ist der Mindestabstand zwischen heute und dem Einzugstag. Banken verlangen unterschiedlich viel Vorlauf (von 1–2 bis über 7 Tage) — klären Sie die Frist mit Ihrer Bank; mit dem Standard von 7 Tagen sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite. Ein zu knapp gewählter Einzugstag wird automatisch nach hinten geschoben.
Mandat und Bankdaten der Mitglieder
Der tatsächliche Zahler braucht auf seiner Personen-Detailseite IBAN, BIC sowie Mandatsreferenz und Mandatsdatum. Ohne Hauptzahler zählen die eigenen Angaben. Ist ein Hauptzahler hinterlegt, verwendet der Einzug ausschließlich dessen Bankkonto und Mandat — ein eigenes Mandat des Kindes berechtigt dann nicht zum Einzug. Über die Zahnrad-Aktion SEPA-Mandat und Referenzen einstellen am Standardkonto unter Bankkonten wählt ein Vereinsadministrator das Format für neue digitale Mandate und im Beitrittsassistenten erfasste Papiermandate: Zufällig: Vereinskürzel + Kennung oder Personennummer des Zahlers. Im zweiten Fall trägt die erste Erteilung genau die Personennummer, sofern sie nicht schon als ältere Mandatsreferenz verwendet wurde. Bei einer späteren Neuerteilung, etwa nach einem Kontowechsel, ergänzt Membergy einen Zeitstempel und bei Bedarf einen Zähler. Zahlt ein Elternteil für ein Kind, zählt dessen Personennummer — auch wenn der Elternteil nicht selbst Mitglied wird. Die Auswahl ändert keine bereits erteilten Referenzen und nicht die Mandate des Vereins gegenüber Membergy. Ist noch kein Standardkonto eingerichtet, legen Sie dieses zuerst an. Im selben Dialog bearbeiten Sie die Ergänzung zum Mandatstext und sehen den Vollständigen Mandatstext als Vorschau. Eine Änderung der Ergänzung erzeugt eine neue Textfassung; bereits erteilte Mandate und PDF-Belege werden nicht geändert. Im Beitrittsassistenten muss das tatsächliche Datum des unterschriebenen Papiermandats auch bei automatisch vergebener Referenz eingetragen werden. Der Zeitpunkt der späteren Referenzvergabe ersetzt dieses Datum nicht. Für das Papierformular wird keine digitale Zustimmung erzeugt. Fehlt beim Zahler ein erforderlicher Bestandteil oder ist der Hauptzahler nicht mehr verfügbar, bleibt die Person beim Datei-Erstellen außen vor. Der Verein ist für das unterschriebene SEPA-Mandat verantwortlich.
Beiträge und Zahlungsweisen
Für den Einzug selbst müssen die Gebühren mit ihren Beträgen angelegt, den Personen zugeordnet und die Zahlungsweisen definiert sein — die Zahlungsweisen bestimmen auch, welchen Buchungstermin der Buchungslauf vorschlägt.