Wofür Zahlungsweisen da sind
Eine Gebühr legt fest, wofür und in welchem Rhythmus jemand zahlt. Die Zahlungsweise legt fest, wann und wie kassiert wird. Beides läuft bewusst unabhängig voneinander: Ein Mitglied kann monatliche Beiträge quartalsweise per Lastschrift begleichen, ein anderes dieselben Beiträge einmal im Jahr überweisen.
Jede Person hat genau eine Zahlungsweise; sie gilt für alle Gebühren dieser Person und wird in den Personendaten hinterlegt. Sie finden die Zahlungsweisen im Modul Buchhaltung:
Legen Sie so wenige an wie möglich — jede zusätzliche Kombination macht den Beitragseinzug unübersichtlicher, ohne fachlich etwas zu gewinnen.
Eine Zahlungsweise anlegen
Zum Ansehen benötigen Sie das Recht „Einstellungen ansehen“, zum Anlegen „Einstellungen erstellen“ und zum späteren Bearbeiten „Einstellungen bearbeiten“.
- Titel — sprechend wählen, er taucht in der Personenverwaltung und im Buchungsdialog auf („SEPA-Lastschrift (quartalsweise)").
- Typ — Lastschrift oder Überweisung. Der Typ entscheidet, ob die Buchungen dieser Person beim Buchungslauf in die SEPA-Datei wandern. Überweisungs-Buchungen bleiben offen, bis Sie den Zahlungseingang bestätigen.
- Von Mitgliedern auswählbar — diese zusätzliche Einstellung ist beim Anlegen eingeschaltet. Auch bereits vorhandene Zahlungsweisen starten mit eingeschalteter Einstellung. Sie können sie beim Anlegen oder späteren Bearbeiten ausschalten. Damit legen Sie fest, welche Zahlungsweisen in einer kostenpflichtigen Anmeldung für neue Wahlen angeboten werden. Lastschrift wird nur bei vollständiger SEPA-Einrichtung angeboten. Gebührenfreie Anmeldungen verlangen keine Zahlungswahl. Bereits gültig eingereichte Wahlen bleiben bei späterer Sperre erhalten. Bestehende Personenzuordnungen bleiben beim Ausschalten erhalten; die Verwaltung kann die Zahlungsweise weiterhin zuordnen. Buchungsläufe und Erinnerungen laufen unverändert weiter.
- Anzahl der Monate — der Abstand zwischen zwei Einzügen: 1, 3, 6 oder 12. Bei 3 wird viermal im Jahr kassiert, und jeder Einzug bündelt alles, was in diesen drei Monaten fällig ist.
- Monatsversatz — verschiebt die Termine. Ohne Versatz liegen die Quartalstermine im Januar, April, Juli und Oktober; mit Versatz 1 im Februar, Mai, August und November. Der Versatz muss kleiner sein als die Anzahl der Monate.
- Jeweils am — der Tag im Monat, an dem eingezogen wird.
- Erinnerung (Tage vorher) — optional. Ist ein Wert gesetzt, benachrichtigt Membergy so viele Tage vor dem nächsten Termin alle Berechtigten per E-Mail und in der App, damit der Buchungslauf nicht vergessen wird. Leer lassen schaltet die Erinnerung ab.
Aus diesen vier Angaben ergeben sich die Einzugstermine. Im Beispiel oben — 3 Monate, Versatz 1, jeweils am 10. — wird am 10.02., 10.05., 10.08. und 10.11. eingezogen:
Was der Rhythmus für die Beiträge bedeutet
In jedem Einzug steckt alles, was bis dahin fällig ist — unabhängig vom Rhythmus der einzelnen Gebühr. Bei quartalsweiser Zahlung heißt das: Jahresbeiträge erscheinen einmal (im ersten Einzug des Jahres), Halbjahresbeiträge zweimal, Quartalsbeiträge in jedem Einzug, Monatsbeiträge gebündelt zu je drei Monaten.
Offene Zeiträume aus der Vergangenheit werden dabei automatisch nachgeholt. Wer im Juni eintritt und quartalsweise zahlt, findet im Juli-Einzug vier Monatsbeiträge statt drei.
Zusammenspiel mit dem Buchungslauf
Die Termine aller Zahlungsweisen steuern den Terminvorschlag im Buchungslauf: Membergy schlägt den frühesten anstehenden Termin vor, an dem überhaupt etwas zu buchen ist. Beim Ausführen werden dann alle Zahlungsweisen berücksichtigt, deren Termin bis zum gewählten Buchungstermin liegt — Sie müssen also nicht je Zahlungsweise einzeln buchen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Eine Zahlungsweise lässt sich nicht löschen. Solange ihr Personen zugeordnet sind, bleibt sie bestehen. Stellen Sie die betroffenen Personen zuerst um.
- Ein Mitglied zahlt anders als der Rest. Das ist der Normalfall für eine zweite Zahlungsweise — aber prüfen Sie, ob eine bestehende passt, bevor Sie eine neue anlegen.
- Umstellung von Überweisung auf Lastschrift. Zahlungsweise an der Person wechseln und die Bankdaten samt Mandat hinterlegen; ab dem nächsten Lauf wandert die Person in die SEPA-Datei (siehe Voreinstellungen).
- Erinnerung kommt nicht an. Sie geht nur an Berechtigte, die Buchungen erstellen dürfen — und nur, wenn zum kommenden Termin tatsächlich etwas zu buchen ist.
Weiterführende Artikel
Zahlungswahl und Mandat bei der Anmeldung
Bei kostenpflichtigen Anmeldungen wählt die anmeldende Person eine freigegebene Zahlungsweise. Für Lastschrift verwendet der Verein das gültige Mandat des tatsächlichen Zahlers oder verlangt dessen ausdrückliche neue Erklärung mit Kontoinhaber, IBAN und BIC. Kinder erhalten kein eigenes Mandat. Vor der Aufnahme zeigt die Verwaltung die Zahlungsweise und ob das Mandat neu erteilt oder weiterverwendet wird. Die Wahl gilt auch für den Zahler selbst, wenn nur ein Kind teilnimmt.
Fehlt jede nutzbare Zahlungsweise, muss die Vereinsverwaltung eine Methode freigeben oder die SEPA-Einrichtung vervollständigen. Kostenpflichtige Angebote können so nicht veröffentlicht werden; bereits veröffentlichte Formulare zeigen eine entsprechende Meldung.